Lorsqu’un office notarial est déclaré vacant (office non pourvu par l’exercice du droit de présentation) par arrêté ministériel, cela déclenche une procédure de candidature. Lorsque plusieurs candidatures sont enregistrées dans les 24 heures suivant l’ouverture de cette procédure, leur ordre d’instruction est déterminé par tirage au sort. À ce titre, un arrêté du 30 mai 2022 est venu définir les nouvelles modalités dans lesquelles ce tirage au sort est réalisé.

Ainsi, au rang des nouveautés apportées par ce texte, la date du tirage au sort doit être annoncée au moins 10 jours francs à l’avance sur le site internet du ministère de la Justice. Ce tirage au sort doit être effectué au moyen d’un traitement automatisé permettant un classement aléatoire des candidatures. En outre, le texte précise que sont considérées comme une candidature unique les candidatures présentées par une même personne physique ou pour une même personne morale, ainsi que les candidatures présentées par une personne physique et celles présentées pour une ou plusieurs personnes morales dont elle est associé unique ou seul associé demandant sa nomination en tant qu’associé exerçant au sein de l’office vacant.

Autre modalité, les opérations de tirage au sort sont réalisées en présence d’un représentant du Conseil supérieur du notariat ainsi que d’un magistrat administratif ou judiciaire en fonction au ministère de la Justice. À l’issue du tirage au sort, le classement des candidatures anonymisées est verrouillé sur le logiciel et enregistré sous un format numérique infalsifiable. Et un procès-verbal est établi et précise :
- le nombre total de candidatures enregistrées ;
- le nombre de candidatures exclues dont : le nombre de candidatures surnuméraires, le nombre de candidatures ayant fait l´objet d´une renonciation, le nombre de candidatures déclarées caduques ;
- le nombre de candidatures retenues pour le tirage au sort ;
- le classement des candidatures anonymisées résultant du tirage au sort, précisant, pour chacune d’entre elles, la date et l’heure de son enregistrement.

Puis, le procès-verbal est daté et signé par toutes les personnes présentes lors du tirage au sort. Ces personnes précisent leur nom et leur qualité. Le procès-verbal est ensuite publié sur le portail du ministère de la Justice dédié aux officiers publics et ministériels dans un délai de 8 jours francs à compter de la date du tirage au sort.